Privacybeleid van Hidradenitis Patiënten Verenging
Versie: 16 juli 2020
Dit privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die Hidradenitis Patiënten Verenging hierna: ‘de organisatie’) verwerkt van haar leden, donateurs, deelnemers of andere geïnteresseerden.
Indien u lid wordt van Hidradenitis Patiënten Verenging, een donatie doet of om een andere reden persoonsgegevens aan onze organisatie verstrekt, geeft u uitdrukkelijk toestemming om uw persoonsgegevens in lijn met dit privacybeleid te verwerken.
Wij adviseren u om het privacybeleid van Hidradenitis Patiënten Vereniging goed door te lezen en een kopie daarvan te bewaren voor uw eigen administratie.
1. Verantwoordelijke
Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is:
Hidradenitis Patiënten Verenging
Nieuwstraat 40, 1381 BD Weesp
E-mail: secretariaat@hidradenitis.nl
Kamer van Koophandel: 40166767
De functionaris gegevensbescherming is bereikbaar via email: h.blaauwbroek@hidradenitis.nl
2. Welke gegevens verwerkt de organisatie en voor welk doel
2.1 In het kader van uw lidmaatschap worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:
a) voor- en achternaam
b) adresgegevens
d) telefoonnummer
e) e-mailadres
f) geboortejaar
g) bankrekeningnummer
2.2 In het kader van deelname aan onderzoek door Hidradenitis Patiënten Verenging worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:
a) voor- en achternaam
b) adresgegevens
c) e-mailadres
d) geboortejaar
2.3 In het kader van deelname aan lotgenotencontact worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:
a) voor- en achternaam
b) adresgegevens
c) telefoonnummer
d) e-mailadres|
e) geboortejaar
2.4 In het kader van deelname aan activiteiten van Hidradenitis Patiënten Verenging waarvoor aanmelding noodzakelijk is worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:
a) voor- en achternaam
b) adresgegevens
c) telefoonnummer
d) e-mailadres
e) geboortejaar
f) bankrekeningnummer
g) lidmaatschap patiëntenorganisatie idem
2.5 De organisatie verwerkt de in sub 2.1 genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres wordt gebruikt voor contact over het lidmaatschap en de eventuele opzegging daarvan, voor de verstrekking van de door u aangevraagde informatie of het afhandelen van de van u verkregen informatie.
- Uw naam, adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres wordt gebruikt voor het versturen van uitnodigingen en informatie over de in het kader van het lidmaatschap door de organisatie georganiseerde diensten en activiteiten.
- Uw naam en bankrekeningnummer wordt gebruikt om betalingen, bijvoorbeeld van het lidmaatschapsgeld af te wikkelen.
- Uw naam en telefoonnummer wordt tot uiterlijk een half jaar na afloop van de overeenkomst gebruikt om te vragen naar uw ervaringen met de organisatie en u te informeren over de voordelen van het lidmaatschap van de organisatie.
2.6 De organisatie verwerkt de in sub 2.2 genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Uw naam en e-mailadres worden gebruikt voor het toesturen van vragenlijsten, oproepen of verzoeken tot deelname aan onderzoek.
- Uw naam en e-mailadres wordt gebruikt voor het toezenden van onderzoeksresultaten, indien u heeft aangegeven deze resultaten te willen ontvangen.
- Uw naam, adresgegevens, geboortedatum, lidmaatschap patiëntenorganisaties en beroep worden gebruikt voor het maken van selecties uit de deelnemers aan het Huidpanel.
2.7 De organisatie verwerkt de in sub 2.3 genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Uw naam, telefoonnummer en e-mailadres worden gebruikt voor het leggen van contact in het kader van service calls.
- Uw naam, telefoonnummer en e-mailadres worden gebruikt voor activiteiten op het gebied van lotgenotencontact.
2.8 De organisatie verwerkt de in sub 2.3 genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres wordt gebruikt voor contact over uw deelname aan betreffende activiteit en het toezenden van de daarvoor benodigde informatie.
- Uw naam en bankrekeningnummer wordt gebruikt om betalingen, bijvoorbeeld het deelnamegeld af te wikkelen.
- Uw naam en e-mailadres wordt tot uiterlijk een half jaar na afloop van de activiteit gebruikt om te vragen naar uw ervaringen met de organisatie en uw te informeren over de voordelen van het lidmaatschap van de organisatie.
- Uw naam en e-mailadres wordt tot uiterlijk twee jaar na afloop van de activiteit gebruikt om u te informeren over nieuwe vergelijkbare activiteiten.
2.9 E-mailmarketing
Uitsluitend indien u daarvoor toestemming heeft gegeven, gebruikt de organisatie uw naam en e-mailadres om u maximaal 1 x per maand haar e-mail nieuwsbrief met informatie over activiteiten, diensten en andere interessante informatie over het lidmaatschap van de organisatie toe te sturen. Afmelding voor deze mailings is te allen tijde mogelijk via de afmeldlink onderaan de mailing.
2.10 De organisatie kan de persoonsgegevens anonimiseren en vervolgens op geaggregeerd en geanonimiseerd niveau gebruiken voor onderzoeksdoeleinden en om haar dienstenaanbod en werkzaamheden te optimaliseren. De geaggregeerde en geanonimiseerde gegevens zijn nooit tot u als individu te herleiden.
3. Bewaartermijnen
3.1 De organisatie verwerkt en bewaart uw persoonsgegevens gedurende de duur van uw lidmaatschap en tot maximaal één jaar na afloop van dit lidmaatschap. Direct na afloop van de hier voor genoemde bewaartermijn zal de organisatie de persoonsgegevens vernietigen en/of anonimiseren, tenzij zij op grond van de wet (bijvoorbeeld op grond van de belastingwetgeving) verplicht is om bepaalde persoonsgegevens langer te bewaren. In dat laatste geval zullen uitsluitend deze specifieke persoonsgegevens gedurende de wettelijke bewaartermijn bewaard blijven.
3.2 De organisatie bewaart persoonsgegevens die worden verzameld in het kader van onderzoek niet langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering van het onderzoek. Onderzoeksresultaten worden geanonimiseerd bewaard.
3.3 De organisatie verwerkt en bewaart uw persoonsgegevens in het kader van deelname aan activiteiten waarvoor u zich moet aanmelden tot maximaal twee jaar na afloop van betreffende activiteit. Direct na afloop van de hiervoor genoemde bewaartermijn zal de organisatie de persoonsgegevens vernietigen en/of anonimiseren.
4. Beveiligingsmaatregelen en verwerkers
4.1 Ter bescherming van uw persoonsgegevens heeft de organisatie passende technische en organisatorische maatregelen getroffen. Hiermee worden uw persoonsgegevens beveiligd tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.
4.2 Voor de verwerking van de persoonsgegevens maakt de organisatie gebruik van diensten van derden, zogenaamde verwerkers. Deze verwerkers verwerken de persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de organisatie. Met de verwerkers heeft de organisatie een verwerkersovereenkomst gesloten waarin de verwerker wordt verplicht om alle verplichtingen uit de Wet bescherming persoonsgegevens, de Europese algemene verordening gegevensbescherming en dit privacybeleid na te leven. Via de functionaris gegevensbescherming kan een lijst worden opgevraagd van onze verwerkers.
5. Inzagerecht, verwijdering en vragen klachten
5.1 Via de ledenadministratie (secretariaat@hidradenitis.nl) kunt u een verzoek indienen om uw persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te verwijderen. de organisatie zal uw verzoek steeds onverwijld in behandeling nemen en u, in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek, informeren over het gevolg dat aan het verzoek is gegeven. Indien de organisatie uw verzoek niet inwilligt, zal zij dat altijd nader toelichten.
5.2 Indien u bezwaar wilt maken tegen de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2, kunt u eveneens contact opnemen met de ledenadministratie (secretariaat@hidradenitis.nl) de organisatie zal het bezwaar onverwijld, in ieder geval binnen een maand, in behandeling nemen en de betreffende persoonsgegevens verwijderen, tenzij zij op grond van een wettelijke verplichting genoodzaakt is het betreffende persoonsgegevens te bewaren. Indien dat laatste het geval is, zal de organisatie u hiervan op de hoogte brengen.
5.3 Indien u klachten heeft over de wijze waarop de organisatie uw persoonsgegevens verwerkt of uw verzoeken behandelt, kunt u contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming (h.blaauwbroek@hidradenitis.nl). Indien dit niet leidt tot een oplossing kunt u natuurlijk altijd gebruik maken van uw recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl) of een beroep te doen op de bevoegde rechter.
5.4 Eventuele andere vragen of opmerkingen over dit privacybeleid kunnen worden gericht aan onze ledenadministratie (secretariaat@hidradenitis.nl).
6. Wijzigingen
Dit privacybeleid kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden via de website bekend gemaakt.
Wij adviseren u om regelmatig het privacybeleid te bekijken.
